Фото: Edmond Dantès / pexels.com

Задачи и проблемы управления сотрудниками

Отделы кадров и HR имеют решающее значение для текущей деятельности организаций в любой отрасли, потому что люди— главный ресурс компании. Именно сотрудники обеспечивают развитие бизнеса, способствуют росту доходов компании. Однако с увеличением численности персонала контролировать HR процессы становится сложнее.

Без автоматизации в компании возникают хаос в управлении персоналом: нескончаемый поиск, долгий онбординг сотрудника и ошибки в расчетах, которые могут привести к штрафам и потере сотрудников. Отсутствие системного подхода в управлении персоналом замедляет подбор кандидатов, снижает вовлеченность и препятствует развитию корпоративной культуры, а соответственно результативности команды.

Повседневные задачи отдела кадров, подразумевают много ручной работы: найти кандидатов, составить трудовые договоры, оформить сотрудника, ввести в курс дела, согласовать график отпусков, уволить по всем формальностям. 73% времени HR тратится на административные задачи. Многие отделы кадров ведут работу в лучшем случае в экселе. Это приводит к таким проблемам как:

1. Штрафы за ошибки в кадровом документообороте

Отсутствие централизованного хранения данных о сотрудниках, ручная обработка информации приводит к ошибкам и дублированию данных.Ошибки в расчетах заработной платы или оформлении документов могут привести к серьезным штрафам, согласно КоАП РФ ошибки по ведению кадрового документооборота грозит работодателю штрафом до 70 тыс. руб.

2. Незакрытые вакансии

HR бывает сложно своевременно отслеживать отклики на вакансии, что продлевает процесс поиска и подбора кандидатов. В результате вакансии не закрываются вовремя. Если вовремя не закрыть вакансию, это может привести к перегрузке действующих сотрудников, снижению продуктивности команды. Это значит что важные задачи для бизнеса не будут выполняться. Бизнес несет потери при незакрытой вакансии, так как имеет убытки в виде упущенной выгоды.

3. Отсутствие контроля качества работы персоналом

Отсутствие полноценного онбординга ведет к тому, что новые сотрудники будут увольняться спустя полгода не освоив должностные обязанности. Без поддержки мотивации падает вовлеченность и качество работы команды. Игнорирование корпоративной культуры приводит к разобщенности коллектива и снижению лояльности.В результате рабочие задачи не выполняются корректно, а сотрудники с потенциалом будут покидать компанию.  

4. Необоснованные решения в управлении кадрами

Без автоматизации сложно проводить анализ результатов персонала для прогнозирования потребностей в кадрах или в повышении квалификации имеющихся сотрудников. Другой важной проблемой является отсутствие объективных инструментов для оценки продуктивности кадров. В результате, руководство лишается качественных данных для понимания происходящего в компании и  планирования стратегии управления персоналом.

В условиях стремительного технологического прогресса оставаться востребованным и эффективным HR-специалистом становится все сложнее. В то же время новые технологии предлагают всё больше решений, упрощающих рутинные процессы управления персоналом. Рассмотрим лучшие практики и инструменты, которые стоит взять взять на вооружение HR-менеджеру.

Что такое HRM?

Human Resource Management  дословно переводится как «управление человеческим ресурсом». Под HRM-системой понимается автоматизированная комплексная система управления персоналом. HRM предполагает использование специализированного программного обеспечения для выполнения рутинных HR-задач. Она помогает значительно экономить время и повышать эффективность управления персоналом.

Внедрение автоматизации позволяет HR-отделам:

• Сосредоточиться на стратегических задачах, таких как планирование, удержание и вовлечение сотрудников.
• Снизить затраты на поиск, адаптацию и текучку персонала.
• Оптимизировать работу с кадровой документацией и снизить риски допущения ошибок, а соответственно финансовых потерь.

Как автоматизировать HR-процессы с помощью Appliner?

С помощью платформы Appliner можно автоматизировать HR-процессы с помощью удобного визуального конструктора без единой строчки кода. Используйте платформу управления задачами, работы с кадровой документацией и других HR-задач. 

• Кадровый документооборот

Кадровый электронный документооборот (ЭДО), позволяет организовать юридически значимый обмен цифровыми документами между сотрудниками и работодателем. 

• Рекрутинг

Используйте единую систему для заявок на поиск новых сотрудников, отслеживания откликов и обсуждения кандидатов. Контролируйте процесс найма сотрудника от первого собеседования до отправки оффера.

• Онбординг

Настройте электронный чек-лист онбординга, чтобы быть уверенным, что новый сотрудник ознакомлен с необходимой информацией, получил доступ к корпоративным ресурсам, а необходимые документы оформлены. 

• Цифровая карточка сотрудника

Систематизируйте данные о сотруднике в электронной карточке: сведения об образование и сертификатах, адрес, семейное положение. Оперативно оформляйте смену должности, рабочего места, режима или зарплаты ваших сотрудников, сохраняя историю изменений.

• Отпуска и командировки

Быстро согласовывайте и оформляйте отпуска и командировки, бухгалтерия вовремя рассчитает отпускные и командировочные, а отсутствие сотрудника не станет сюрпризом для коллег.

• Корпоративная культура

Планируйте внутренние мероприятия без утомительных обсуждений в почте или беготни по кабинетам.

• Увольнение

Используйте электронный обходной лист и проконтролируйте, чтобы все документы были вовремя оформлены, а сотрудник передал дела коллегам. 

• HR-аналитика

Собирайте обратную связь и формируйте статистику по ответам. Отслеживайте эффективность сотрудников с помощью интерактивных дашбордов.

• Интеграции

Интегрируйте автоматизацию HR процессов с программным обеспечением компании.

Чтобы узнать больше о возможностях платформы Appliner, закажите демо.