Проблемы ручной консолидации данных в Excel-таблицах

Многие распределённые организации используют Excel-таблицы для консолидации данных из разных подразделений, регионов, дочерних и зависимых организаций (ДЗО) и т. д. Консолидация необходима, например, для ведения сводной отчётности и бюджетирования на уровне холдинга или организации с большим числом региональных филиалов.

Традиционный процесс устроен следующим образом:

1. Центральный офис рассылает Excel-шаблоны подразделениям, филиалам или ДЗО.
2. Подразделения собирают данные в многочисленные таблицы и отправляют их обратно в центр.
3. Центральные службы затем консолидируют их вручную их объединяют в единый файл.

Это приводит к многочисленным ошибкам и задержкам. До 90% электронных таблиц содержат ошибки, а половина из них остаётся незамеченной (Solving Finance). В результате сводные данные обычно содержат неточности, подрывая доверие к отчётности.

По оценке Deloitte ручной сбор и консолидация ежемесячной бюджетной отчётности в единую Excel-таблицу Министерства здравоохранения Новой Зеландии (HNZ)^[1] занимает12–15 дней. В среднем ещё 5 дней уходит на анализ результатов. Такой временной разрыв делает данные устаревшими и затрудняет оперативное управление.

Ключевые проблемы ручной консолидации данных в Excel:

• Отсутствие единого источника или единой версии правды. Путаница и работа с разными версиями файлов ведёт к расхождениям в данных.
• Ограниченный контроль версий. Excel не ведёт журнала изменений, что затрудняет аудит данных и версий. Изменения в исходных файлах, например правки предыдущих периодов, не передаются в консолидированный файл
• Человеческий фактор. Любая ошибка при вводе может привести к неверным консолидированным расчётам. Дублирование данных или неправильные начисления, часто выявляются только спустя месяцы.

Отчёт Deloitte подчёркивает, что устаревшие методы ведения отчётности и зависимость от ручных процессов привели к потере контроля над бюджетом HNZ. По итогам 2022/23 финансового года был зафиксирован дефицит в размере 1,013 млрд долл., а до этого бюджет был безубыточным.

Такие проблемы не единичны. Крупнейшие аудиторы предупреждают, что использование Excel для масштабной финансовой консолидации несёт значительные риски. По данным BARC, лишь 5% организаций, опирающихся исключительно на электронные таблицы, добиваются высокого качества финансового планирования, тогда как 53% компаний, внедривших специализированные инструменты, существенно улучшили качество результатов​ (Achieveit).

Иными словами, привычный Excel, эффективный на уровне отдела, не справляется с требованиями распределённых организаций к точности, скорости и контролю. Для средних и крупных финансовых организаций это означает потерю управляемости: руководство получает отчёты с опозданием и с сомнительной точностью, что затрудняет оперативное управление и стратегическое планирование.

Недостатки классического решения: OLAP и КХД

Один из стандартных подходов к решению проблемы консолидации Excel‑данных в распределённых организациях включает создание корпоративного или единого хранилища данных (КХД/ЕХД). Для этого строятся масштабные аналитические кубы и хранилища данных, позволяющие агрегировать разрозненные отчёты из разных офисов.

Создание и внедрение КХД — это сложный, затратный и длительный процесс. Требуется настроить инфраструктуру — серверы, ETL‑конвейеры, слои витрин и Online Analytical Processing (OLAP)‑кубы, обеспечить интеграцию с источниками данных, шардирование[2], балансировку, стандартизацию ручного ввода данных, организацию уровней компакт‑хранения, компиляцию аналитических запросов, многомерный анализ и многое другое.

Трёхуровневая архитектура (операционные базы → КХД/витрины → OLAP‑кубы) требует привлечения высококвалифицированных архитекторов, разработчиков и аналитиков с узкопрофильными навыками. Проектирование и внедрение занимает много месяцев, а иногда и лет, и сопровождаются большими рисками превышения бюджета и сроков.

В противоположность этому, no-code платформа Appliner предлагает принципиально иной подход: максимум автоматизации, минимум кода, визуальная сборка форм, процессов и моделей, встроенный AI‑движок и конструктор отчётов и дашбордов.

Это позволяет бизнес‑аналитикам и пользователям самостоятельно прорабатывать, прототипировать и запускать системы консолидации данных без разрозненных таблиц и привлечения ИТ‑специалистов.

В итоге ресурсы на разработку и время на запуск сокращаются в 3–5 раз. При этом существенно снижается эмоциональное и организационное напряжение между пользователями и ИТ. Плюсом также является отсутствие узких мест, связанных с OLAP‑архитектурой: no‑code‑конструктор избавляет от необходимости ручной настройки кубов, шардирования и многомерного анализа «с нуля».

Решение с No-Code платформой лёгкой разработки Appliner

Appliner заменяет разрозненные Excel-файлы единой цифровой платформой. Вместо копирования и вставки данные автоматически интегрируются с финансовыми системами (бюджетирование, ERP, CRM, BI) через API, обеспечивая актуальность и единый источник правды.

Ключевые преимущества Appliner:

• Быстрое проектирование модели данных. Appliner позволяет без программирования настраивать структуру данных и правила обработки форм отёчности.
• Создание форм для консолидации. Гибкие формы ввода и утверждения данных делают процесс сбора данных удобным и автоматизированным.
• Единое хранилище данных. Пользователи вводят данные в единую базу данных. Это устраняет проблемы с версионностью файлов и расхождениями в сводных отчётах.
• Гибкое бюджетирование. Конструктор процессов поддерживает автоматизацию согласования и утверждения консолидированной отчётности и планов.
• Прозрачность и контроль. Система поддерживает аудиторский след с отслеживанием всех изменений в данных.

Пример использования

До внедрения Appliner финансовый отдел сети салонов красоты сводил данные в Excel, что занимало 2 недели каждый месяц. Ошибки, несогласованность отчётов и сложность бюджетирования затрудняли финансовый контроль.

После двухдневного обучения основным возможностям платформы сотрудник бухгалтерии самостоятельно разработал:

• Модель бюджетных данных. С помощью конструктора моделей данных Appliner были определены ключевые показатели бюджета (доходы, расходы, инвестиции) и их взаимосвязи. Это позволило создать гибкую структуру данных, легко адаптируемую под изменения в стратегии компании.
• Формы бюджетных заявок. В конструкторе форм Appliner, сотрудник настроил удобные интерфейсы для ввода данных, обеспечив автоматизированные проверки корректности значений, предзаполнение данных из прошлых периодов и подсказки для пользователей.
• Процесс сбора и согласования заявок. Система автоматически собирает бюджетные заявки от подразделений, направляет их главному бухгалтеру на проверку и согласование, после чего данные поступают в сводный бюджет. Весь процесс фиксируется в Appliner, а пользователи получают уведомления о статусе заявок.

После внедрения Appliner:

• Время планирования сократилось с 15 дней до 3 дней.
• Устранены человеческие ошибки при ручной консолидации Excel-заявок. Встроенные проверки предотвращают дублирование и некорректные данные.
• Увеличилась гибкость планирования. Появилось возможность быстро моделировать различные финансовые сценарии.
• Финансовые планы и отчётность доступны в режиме реального времени.

Зачем консолидировать данные с Appliner?

Ключевые этапы внедрения Appliner

1. Аудит текущих процессов. Выявление проблем консолидации данных и узких мест в отчётности и бюджетировании.
2. Запуск пилотного проекта. Внедрение Appliner в одном департаменте.
3. Настройка интеграции. Подключение к ERP и другим учётным системам для синхронизации модели данных и справочников.
4. Обучение пользователей. Обеспечение плавного перехода на новую систему.
5. Масштабирование на всю организацию. Постепенный отказ от Excel в пользу Appliner.

Следующие шаги

Использование Appliner вместо Excel позволяет компаниям ускорить консолидацию отчётности, повысить точность данных и сократить трудозатраты. Финансовые команды переходят от рутинных операций к стратегическому анализу, а руководство получает актуальную и достоверную информацию для принятия решений.

Переход на Appliner — это не просто технологическое обновление, а стратегический шаг к эффективному управлению данными и финансами.

Хотите узнать больше и увидеть, как Конструктор процессов Appliner может трансформировать ваши процессы и задачи? Запишитесь на демонстрацию и получите возможность создать свой первый рабочий процесс уже на этой неделе.

[1] Health NZ Financial Management Review for Management Responses – In Confidence Version 4a, December 2024. URL: https://www.tewhatuora.govt.nz/assets/Uploads/HNZ-Financial-Review-Report.pdf

[2] Шардирование (или шардинг) — это метод горизонтального масштабирования баз данных, при котором данные разбиваются на несколько независимых частей (шардов), и каждая хранится на отдельном сервере или кластере. Вместо одной большой базы данных система использует несколько меньших, что снижает нагрузку, ускоряет запросы и повышает отказоустойчивость: даже при выходе из строя одного шарда остальные продолжают работу.