Что такое СЭД и почему они важны?

СЭД (система электронного документооборота) — это программный инструмент для автоматизации управления документами в организации. Она позволяет создавать, хранить, обрабатывать, согласовывать, отправлять и архивировать документы в электронном виде. СЭД используется для упрощения и ускорения работы с документами, а также для повышения их безопасности и удобства доступа.

Проблемы ручного документооборота

Традиционно управление документооборотом основывалось на ручных операциях. Они включают печать, сканирование, отправку по почте, ручной ввод данных, физическая передача документов по иерархии для согласования и утверждения и т.д. Ручной документооборот приводит к множеству проблем.

Рассмотрим простой пример. Представьте вы потеряли договор с клиентом, поставщиком или сотрудником! Чем это вам грозит?

• Если компания потеряет договор с клиентом, она не сможет доказать условия сделки и свои права в случае возникновения споров. Это может привести к финансовым потерям, отказу клиента от оплаты.
• Потеря договора с подрядчиком лишает компанию возможности доказать объем и качество выполненных работ, а также сроки их исполнения. Это может привести к финансовым убыткам и невыполнению обязательств со стороны подрядчика.
• Потеря договора с сотрудником может привести к трудовым спорам, в которых сложно будет доказать условия найма и обязательства сторон. Кроме того, неминуемо возникнут проблемы с проверяющими органами, при нарушении порядка хранения документов по сотрудникам — 1-5 тыс. рублей для ИП и 30-50 тыс. рублей для организаций (п.1 ст. 15.27 КоАП РФ).

Штрафы за нарушения при работе с документами

Организации и предприниматели должны хранить документы, которые касаются налогов, бухгалтерии и кадров. Некоторые бумаги имеют обязательный срок хранения до 50 и даже до 75 лет, в том числе, если бизнес закрылся. И это касается не только договоров, существуют и другие типы документов, которые требуют особого внимания: организационно-распорядительные документы (ОРД), первичная бухгалтерская документация, кадровая документация, акты, спецификации, внутренние регламенты и другие. За ненадлежащее хранение и оформление документов возможна административная ответственность, включая штрафы, предусмотренные законодательством.

 Штрафы за нарушение порядка хранения: 

• при отсутствии бухгалтерских бумаг — штраф 3-5 тыс. рублей для ИП и должностных лиц, 5-10 тыс. рублей для компаний (ст. 15.11 КоАП);
• при непредставлении налоговых документов по требованию ФНС для налогового контроля — 200 рублей за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК РФ);
• при непредставлении документов в рамках проверки контрагентов — 10 тыс. рублей для ИП и организаций (п. 2 ст. 126 НК РФ);
• при непредставлении или опоздании с представлением данных о контрагенте в рамках его проверки — 5 тыс. рублей для ИП и организаций и 20 тыс. рублей за повторное нарушение в году (п.1 ст. 129.1 НК РФ);

Преимущества СЭД

Для учета, хранения, согласования и исполнения документов необходимо выстроить надежный документооборот. Системы электронного документооборота (СЭД) помогают организациям решать проблемы ручной работы с документами. С развитием технологий системы электронного документооборота стали незаменимым инструментом для компаний со сложной организационной структурой. Прогнозы показывают, что к 2026 году объем рынка автоматизации достигнет 19,6 миллиардов долларов.

Преимущества перехода на электронный документооборот включают:

• Централизованное хранение документов
• Сокращение времени на поиск и обработку документов.
• Минимизация ошибок при ручной обработке.
• Обеспечение юридической значимости документов благодаря электронной подписи.
• Прозрачность бизнес-процессов и возможность их мониторинга.

Виды СЭД

Системы делопроизводства

Подходят для компаний со строгими регламентами обмена документами и вертикальной системой управления. Такие системы помогают организовать работу с корреспонденцией и клиентскими обращениями, а также обеспечивают эффективное управление внутренними документами предприятия.

Цифровые архивы

Предназначены для структурированного хранения документов с возможностью разграничения прав доступа. Основной процесс — оцифровка бумажных документов и их перевод в электронный формат для удобного хранения и поиска.

Workflow-системы

Используются для автоматизации бизнес-процессов компании. Эти системы регламентируют порядок выполнения задач: кто, когда и как должен их выполнять. Основные недостатки таких решений — сложность настройки и длительный процесс внедрения.

ECM-системы (Enterprise Content Management)

ECM-системы предназначены для сбора, управления, хранения информации (контента) и предоставления доступа к ней сотрудникам компании. На первый взгляд, их функции схожи с другими типами СЭД. Однако ключевое отличие ECM-систем заключается в способности работать как со структурированным, так и с неструктурированным контентом.

СЭД на базе No-code платформы Appliner

Appliner – универсальная платформа позволяющая быстро и просто автоматизировать сложные задачи и процессы без написания единой строчки кода. Платформа предоставляет все необходимые инструменты для автоматизации документооборота и может быть доработана под специфику вашей деятельности самостоятельно или с привлечением специалистов.

На Appliner можно автоматизировать документооборот любой сложности своими руками, без ограничений стандартных коробочных решений

• Единый электронный архив для всех корпоративных документов с быстрым поиском.
• Настраиваемые карточки документов под вашу специфику без привлечения программистов​.
• Интуитивно понятный интерфейс позволяет сразу приступить к работе без долгого обучения​.

• Гибкий процессный конструктор, не требующий привлечения программистов​.
• Настраиваемая ролевая модель для всех участников документооборота​.
• Постановка задач, контроль исполнения поручений​, напоминания о сроках.

Прозрачные бизнес-процессы

• Последовательные и параллельные согласования.
• Реализация различных сценариев в зависимости от типа документа, сумм и других критериев.

• Анализ сроков исполнения поручений и времени работы с документами​.
• Мониторинг нагрузки и распределения задач​.
• Конструктор отчетов для аналитики в различных срезах​.

• Автоматическое назначение поручений сотрудникам​.
• Пополнение базы знаний из документов.
• Интеллектуальный поиск по содержанию документов и сравнение их версий.​ ​

Другие возможности СЭД на базе Appliner включают:

• Юридически значимый ЭДО. Подписание документов, проверка подписи. Поддержка УКЭП / УНЭП / ПЭП.
• Аналитика и отчетность. Время согласования на каждом этапе, исполнение бюджета, контроль лимитов и резервов в разных аналитических разрезах.
• Интеграции. Бесшовное внедрение в ИТ ландшафт предприятия.
• Безопасность. Управление доступом на просмотр, редактирование и удаление документов в соответствии с политикой конфиденциальности вашей компании.
• ИИ ассистенты. Проектирование визуального интерфейса приложения с помощью машинного обучения. ИИ-процессы, чаты и т.д.