Системы электронного документооборота (СЭД) помогают организациям решать проблемы при работе с документами. Традиционно управление документооборотом основывалось на ручных операциях. Они включают печать, сканирование, отправку по почте, ручной ввод данных, физическая передача документов по иерархии для согласования и утверждения и т.д. Ручной документооборот приводит к множеству проблем.
Рассмотрим простой пример. Представьте вы потеряли договор с клиентом, поставщиком или сотрудником! Чем это вам грозит?
- Если компания потеряет договор с клиентом, она не сможет доказать условия сделки и свои права в случае возникновения споров. Это может привести к финансовым потерям, отказу клиента от оплаты.
- Потеря договора с подрядчиком лишает компанию возможности доказать объем и качество выполненных работ, а также сроки их исполнения. Это может привести к финансовым убыткам и невыполнению обязательств со стороны подрядчика.
- Потеря договора с сотрудником может привести к трудовым спорам, в которых сложно будет доказать условия найма и обязательства сторон. Кроме того, неминуемо возникнут проблемы с проверяющими органами, при нарушении порядка хранения документов по сотрудникам — 1-5 тыс. рублей для ИП и 30-50 тыс. рублей для организаций (п.1 ст. 15.27 КоАП РФ).
Организации и предприниматели должны хранить документы, которые касаются налогов, бухгалтерии и кадров. Некоторые бумаги имеют обязательный срок хранения до 50 и даже до 75 лет, в том числе, если бизнес закрылся. И это касается не только договоров, существуют и другие типы документов, которые требуют особого внимания: организационно-распорядительные документы (ОРД), первичная бухгалтерская документация, кадровая документация, акты, спецификации, внутренние регламенты и другие. За ненадлежащее хранение и оформление документов возможна административная ответственность, включая штрафы, предусмотренные законодательством.
Штрафы за нарушение порядка хранения:
- при отсутствии бухгалтерских бумаг — штраф 3-5 тыс. рублей для ИП и должностных лиц, 5-10 тыс. рублей для компаний (ст. 15.11 КоАП);
- при непредставлении налоговых документов по требованию ФНС для налогового контроля — 200 рублей за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК РФ);
- при непредставлении документов в рамках проверки контрагентов — 10 тыс. рублей для ИП и организаций (п. 2 ст. 126 НК РФ);
- при непредставлении или опоздании с представлением данных о контрагенте в рамках его проверки — 5 тыс. рублей для ИП и организаций и 20 тыс. рублей за повторное нарушение в году (п.1 ст. 129.1 НК РФ);
Для учета, хранения, согласования и исполнения документов необходимо выстроить надежный документооборот. С развитием технологий системы электронного документооборота стали незаменимым инструментом для компаний со сложной организационной структурой. Прогнозы показывают, что к 2026 году объем рынка автоматизации достигнет 19,6 миллиардов долларов.
СЭД (Система электронного документооборота) — это программный инструмент для автоматизации управления документами в организации. Она позволяет создавать, хранить, обрабатывать, согласовывать, отправлять и архивировать документы в электронном виде. СЭД используется для упрощения и ускорения работы с документами, а также для повышения их безопасности и удобства доступа.
Преимущества СЭД:
- Централизованное хранение документов
- Сокращение времени на поиск и обработку документов.
- Минимизация ошибок при ручной обработке.
- Обеспечение юридической значимости документов благодаря электронной подписи.
- Прозрачность бизнес-процессов и возможность их мониторинга.
Виды СЭД:
Системы делопроизводства
Подходят для компаний со строгими регламентами обмена документами и вертикальной системой управления. Такие системы помогают организовать работу с корреспонденцией и клиентскими обращениями, а также обеспечивают эффективное управление внутренними документами предприятия.
Цифровые архивы
Предназначены для структурированного хранения документов с возможностью разграничения прав доступа. Основной процесс — оцифровка бумажных документов и их перевод в электронный формат для удобного хранения и поиска.
Workflow-системы
Используются для автоматизации бизнес-процессов компании. Эти системы регламентируют порядок выполнения задач: кто, когда и как должен их выполнять. Основные недостатки таких решений — сложность настройки и длительный процесс внедрения.
ECM-системы (Enterprise Content Management)
ECM-системы предназначены для сбора, управления, хранения информации (контента) и предоставления доступа к ней сотрудникам компании. На первый взгляд, их функции схожи с другими типами СЭД. Однако ключевое отличие ECM-систем заключается в способности работать как со структурированным, так и с неструктурированным контентом.
СЭД на базе no code платформы Appliner
Appliner – универсальная платформа позволяющая быстро и просто автоматизировать бизнес-процессы без единой строчки кода. Платформа предоставляет все необходимые инструменты для автоматизации документооборота и может быть доработана под специфику вашей деятельности самостоятельно или с привлечением специалистов.
- Единый электронный архив. Регистрация и обработка входящих и исходящих документов. Поиск по реквизитам и содержанию документов.
- Прозрачные бизнес-процессы. Последовательные и параллельные согласования. Реализация различных сценариев в зависимости от типа документа, суммы и других критериев.
- Юридически значимый ЭДО. Подписание документов, проверка подписи. Поддержка УКЭП / УНЭП / ПЭП.
- Аналитика и отчетность. Время согласования на каждом этапе, исполнение бюджета, контроль лимитов и резервов в разных аналитических разрезах.
- Интеграции. Бесшовное внедрение в ИТ ландшафт предприятия.
- Безопасность. Управление доступом на просмотр, редактирование и удаление документов в соответствии с политикой конфиденциальности вашей компании.
- ИИ ассистент. Проектирование визуального интерфейса приложения с помощью машинного обучения.
Закажите демонстрацию системы электронного документооборота на базе no code платформы Appliner.
Оставить комментарий